KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A.    Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah hal yang paling penting didalam sebuah organisasi, komunikasi sangat tergantung pada persepsi dan sebaiknya persepsi juga tergantung pada komunikasi.  Komunikasi timbul karena seseorang ingin menyampaikan informasi kepada orang lain. Informasi ini membuat seseorang sama pengertiannya dengan orang lain dan ada kemungkinan berlainan, karena informasi yang dikomunikasikan tersebut membuat orang-orang mempunyai kesamaan dan perbedaan ini disebabkan persepsi orang-orang yang terlibat dalam proses komunikasi tersebut.

Komunikasi merupakan hal yang amat penting dalam perilaku organisasi. Sayangnya, komunikasi yang amat penting ini jarang dapat dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Komunikasi tidak sekedar proses penyampaia informasi yang simbol-simbolnya dapat dilihat, didengar dan dimengerti, tetapi proses penyampaian informasi secara kesuluruhan termasuk didalamnya perasaan dan sikap dari orang yang menyampaikan tersebut. Pada umumnya, seseorang menangkap hanya informasi saja dan dilupakan bagaimana perasaan dan sikap dari orang yang mempunyai informasi tersebut. Itulah sebabnya banyak terjadinya hambatan-hambatan yang dijumpai dalam praktek organisasi.

B.     Unsur-unsur Komunikasi

1. Komunikator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.

2. Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.

3. Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.

4. Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita.

5. Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi.

Kelima unsur komunikasi tersebut (Komuniakator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsure tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsure tersebut.

C.    Bagaimana Menyalurkan Ide Melalui Komunikasi’Hambatan-hambatan Komunikasi

Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak gerik badan seperti tersenyum,menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.

Dalam menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si penerima (receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada penyaringan dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil dan dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan bersama,serta visi dan misi suatu organisasi.

Tahap-Tahap Cara menyalurkan ide melalui komunikasi yaitu :

1. IDE (gagasan) oleh sender.

2. PERUMUSAN yaitu dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh kata-kata.

3. PENYALURAN (transmitting) yaitu penyaluran ini bisa lisan, tertulis, simbol maupun isyarat, dll.

4. TINDAKAN yaitu tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam organisasi  dilaksanakan.

5. PENGERTIAN yaitu kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh si penerima.

6. PENERIMAAN yaitu ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita (receiver).

D.    Hambatan-hambatan Komunikasi

Hambatan-Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi

1.      Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi semakin http://www.blogger.com/blogger.g?blogID=6019851987373984800berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi, komunikasi dan informasi. Sehingga  saluran komunikasi dapat diandalkan dan efisien sebagai media komunikasi.

Menurut Chruden dan Sherman, dalam bukunya  Personnel Management  , 1976, jenis hambatan teknis dalam komunikasi:

a. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat.

b. Kurangnya keterampilan membaca.

c. Kurangnya informasi atau penjelasan.

d. Tidak adanya rencana dan prosedur kerja yang jelas

2.      Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.

Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian (komunikan dan komunikator), tapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan dengan apa yang di simbolkannya dapat mengakibatkan data yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.

Untuk menghindari misi komunikasi yang seperti ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihai kemungkinan penafsirannya  terhadap kata-kata yang dipakai.

3.      Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi, presepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan panca indera manusia, dll.

Menurut Chruden dan Sherman:

a.       Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia yaitu perbedaan umur, perbedaan presepsi,perbedaan keadaan emosi, perbedaan status, keterampilan mendengarkan, penyaringan dan pencairan informasi.

b.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi yaitu Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staff dan efektifitas komunikasi organisasi.

E.     Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam komunikasi organisasi terdapat beberapa macam klasifikasi komunikasi dan diantaranya adalan sebagai berikut:

1.      Dari segi keresmiannya:

a.       Komunikasi formal : komunikasi yang langsung resmi.

b.      Komunikasi informal : komunikasi yang tidak resmi.

2.      Dari segi lawannya:

a.       Komunikasi satu lawan satu : berbicara dengan lawan bicara yang sama.

b.      Komunikasi satu lawan banyak(kelompok) : berbicara antara satu orang dengan satu kelompok.

c.       Komunikasi  lawan kelompok : berbicara antara satu kelompok dengan kelompok yang lain.

3.      Dari segi arahnya:

a.       Komunikasi ke atas : komunikasi dari bawahan ke atasan.

b.      Komunikasi ke bawah : komunikasi dari atasan ke bawahan.

c.       Komunikasi horizontal : komunikasi ke sesama manusia yang derajatnya / tingkatnya    sama.

d.      Komunikasi satu arah : Komunikasi tanpa ada timbal balik.

e.       Komunikasi dua arah : komunikasi dengan adanya timbal bakik / saling berkomunikasi.

4.      Dari segi sifatnya:

a.       Komunikasi lisan : komunikasi yang langsung berbicara.

b.      Komunikasi tertulis : komunikasi yang melalui tulisan.

c.       Komunikasi verbal : komunikasi yang dibicarakan / diungkapkan.

d.      Komunikasi nonverbal : komunikasi yang tersirat.

F. Fungsi Komunikasi

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut :

•          Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

•          Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

•          Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

•          Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Sumber :

http://adiprakosa.blogspot.com/2007/12/teori-komunikasi-organisasi.html

http://boycharotz1st.blogspot.com/2013/01/komunikasi-dalam-organisasi.html